Schatten-IT: Die unerwünschte Nebenwirkung in Unternehmen!
Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung und der hiermit kommenden technologischen Dynamik stehen Firmen vor einer Fülle neuartiger Aufgaben. Eine besonders tückische sowie schwer zu fassende Gefahr, die häufig unentdeckt ist und im Zuge dessen die IT-Sicherheit und den Datenschutz von Firmen gefährdet, ist die Schatten-IT. Aber was versteckt sich hinter dem Begriff eigentlich und warum sollten Unternehmen diese Gefahr ernst nehmen? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Fortschritt hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert und Firmen in die Lage versetzt, ihre Geschäftsstrukturen zu optimieren, datengetriebene Geschäftsmodelle zu erstellen sowie innovative Produkte oder Dienstleistungen zu kreieren. Ob es um Robustheit, Agilität, Effizienzsteigerung, innovative Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder auch Kostenvorteile geht - die Möglichkeiten, welche sich aus der fortschreitenden Entwicklung bahnbrechender Technologien herausbilden, sind quasi unbegrenzt und eröffnen Unternehmen bereits ungeahnte Chancen.
Entsprechend einer gegenwärtigen Studie (https://prod.ucwe.capgemini.com/wp-content/uploads/2022/09/Intelligent-Products-Services-Report.pdf) des Capgemini Research Institutes (https://www.capgemini.com) passen sich viele Unternehmen dieser Entwicklung an und setzen den Schwerpunkt auf intelligente Produkte und Services, welche auf digitalen Technologien oder künstlicher Intelligenz basieren. Knapp sieben von zehn Firmen sind der Ansicht, dass sie ohne Investitionen in intelligente Produkte und Services Marktanteile verlieren und Wettbewerbsvorteile gefährden. Es wird erwartet, dass in den kommenden drei Jahren ca. 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus intelligenten Services kommen werden, während es in diesen Tagen durchschnittlich nur 12 Prozent sind.
Ungeachtet dieser Vorteile führt die Einführung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends gleichfalls zu unerwarteten Nebenwirkungen, primär in Form von Schatten-IT.
Schatten-IT: Was ist das?
Unter Schatten-IT interpretiert man den Einsatz von nicht autorisierten IT-Instanzen innerhalb eines Unternehmens, die ohne das Wissen, die Berechtigung oder die Kontrolle der IT-Abteilung genutzt werden. Jene nicht autorisierten Systeme und Werkzeuge werden meist von Arbeitnehmern eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu simplifizieren, die Teamarbeit oder die Ertragsfähigkeit zu potenzieren, ohne dabei die potenziellen Risiken in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz zu berücksichtigen.
Schatten-IT kann dabei sowohl von einzelnen Mitarbeitern als ebenso von ganzen Abteilungen eingesetzt werden und enthält sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Handys, Router und Drucker als auch Software-Komponenten wie Cloud-Dienste, Apps oder selbst entwickelte Anwendungen und Skripte.
Schatten-IT: Die Risiken auf einen Blick!
Die unkontrollierte Verwendung von Schatten-IT stellt eine große Gefahr für Unternehmen dar und bringt immense Risiken. Einige der möglichen Gefahren und Risiken von Schatten-IT wären:
1. Sicherheitsrisiken: Wenn Angestellte Schatten-IT-Tools und -Dienste ohne die Erlaubnis oder das Wissen der IT-Abteilung nutzen, können Sicherheitsbedrohungen entstehen. Die IT-Abteilung hat keinen Übersicht über die genutzten Systeme, was wiederum heißt, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben können.
2. Compliance-Risiken: Firmen unterliegen meist branchenspezifischen Vorschriften und Gesetzen, die bestimmte IT-Sicherheitsanforderungen anweisen. Die Verwendung von Schatten-IT kann hierzu führen, dass Firmen diese Vorschriften nicht befolgen, was wiederum zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen kann.
3. Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools sowie -Dienste verwendet werden, die keinesfalls von der IT-Abteilung genehmigt wurden, können wichtige Unternehmensdaten in durchaus nicht autorisierten Systemen gespeichert werden. Wenn jene Systeme nicht gesichert sind oder nicht regelmäßig gewartet werden, besteht ein hohes Risiko, dass diese Daten verloren gehen oder gestohlen werden.
4. Unzureichender Support: Wenn Arbeitnehmer Schatten-IT-Tools oder -Dienste nutzen, die nicht von der IT-Abteilung betreut werden, kann dies zu technischen Schwierigkeiten führen. Komplett ohne die Unterstützung der IT-Abteilung kann es schwierig oder gar unmöglich sein, Probleme zu beheben, was zu einer Beeinträchtigung der Geschäftstätigkeit leiten kann.
5. Kosten: Schatten-IT-Tools oder -Dienste können kostspielig sein, insbesondere wenn sie von mehreren Mitarbeitern verwendet werden. Diese Kosten können sich summieren und das Budget der IT-Abteilung belasten.
6. Ineffizienz: Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Schatten-IT-Tools und -Dienste verwenden, kann das zu einer ineffizienten Zusammenarbeit führen. Es kann kompliziert sein, Informationen zu sharen oder zusammenzuarbeiten, wenn ein jeder Mitarbeiter unterschiedlichste Tools nutzt.
Schatten-IT muss nicht unbedingt gefährlich sein: Hier sind die Vorteile!
Ungeachtet der Risiken, die mit dem Einsatz von Schatten-IT verknüpft sind, bestehen auch einige Vorteile. Wenn Arbeitnehmer selbstständig Programme auswählen und implementieren können, kann das zu einer Verbesserung ihrer Laune und Bindung an das Unternehmen führen. Sie fühlen sich motiviert, die eigene Produktivität zu erhöhen und ihre Arbeit besser zu gestalten. Des Weiteren kann das Einbeziehen von Beschäftigten bei der Wahl neuartiger Softwarelösungen dazu führen, dass jene diese mehr akzeptieren und nutzen.
Ein anderer Vorteil von Schatten-IT ist die Minderung des Workloads für eine IT-Abteilung. Obwohl nicht alle Schatten-IT-Lösungen gesichert und sinnvoll sind, können ein paar von ihnen dennoch den Aufwand der IT-Abteilung reduzieren. Arbeitnehmer können sich um die Durchführung und Benutzung bestimmter Anwendungen eigenständig kümmern und somit die IT-Abteilung dadurch befreien. Letztere kann sich somit auf anspruchsvollere Projekte mit größeren geschäftlichen Vorteilen fokussieren.
Ein zusätzlicher Vorteil von Schatten-IT besteht in der Zeitersparnis für die Mitarbeiter. Statt Anträge für ein innovatives Tool einzuschicken und auf die Implementierung durch ihre IT-Abteilung zu warten, könnten Mitarbeiter eine Anwendung selbst einrichten und augenblicklich nutzen. Dies kann zu einer effizienteren Nutzung von Arbeitszeit wie auch Ressourcen leiten.
Fazit: Keine Angst vor Schatten-IT!
Realität ist: Schatten-IT ist ein zweischneidiges Schwert für Unternehmen. Einerseits kann diese die Arbeit beschleunigen und die Mitarbeiterzufriedenheit optimieren. Auf der anderen Seite bringt diese erhebliche Risiken für die IT-Sicherheit, Compliance wie auch Datenschutz mit sich. Um die komplexen Aufgaben mit Erfolg zu meistern, ist eine ganzheitliche und umfassende IT-Sicherheitsstrategie unabdingbar, welche sowohl vorbeugend als auch reaktive Maßnahmen beinhaltet. Durch die gründliche Implementierung solcher Konzepte sind Firmen in der Lage, nicht bloß die Gefahren der Schatten-IT weitreichend zu reduzieren, sondern ebenso eine sicherere, bessere sowie produktivere Arbeitsumgebung für ihre Arbeitnehmer zu entwerfen.
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